Cesvin ha elaborato un progetto per la ridefinizione dei processi di gestione di una cooperativa operante nel campo dell’assistenza sociale. La cooperativa dispone di 40 operatori con cui serve 160 utenti. L’intervento di Cesvin ha l’obiettivo di sviluppare una applicazione web-based che sia in grado di agevolare la fase di pianificazione degli interventi rendendo possibile un monitoraggio continuo e l’elaborazione costante di informazioni di sintesi e di monitoraggio.

Nella situazione di partenza la pianificazione del servizio avviene incrociando le richieste degli utenti con le disponibilità e le competenze degli operatori. Tale compito è svolto dal personale della cooperativa presente in ufficio. Cesvin ha predisposto uno strumento in grado di gestire i processi dalla compilazione delle anagrafiche all'organizzazione dei servizi e delle attività  che permette al contempo di controllare la corretta erogazione dei servizi e la distribuzione delle risorse. La cooperativa otterrà un vantaggio enorme trasferendo all’interno dell’applicazione tutte le informazioni che attualmente vengono riportate su schede cartacee. 

 

L’applicazione consente di associare ogni utente alla tipologia di servizio che gli dovrà essere assicurato, determinata dal tipo di esigenze e dalla zona in cui questo è domiciliato. Il personale della cooperativa seleziona quindi le prestazioni richieste dall’utente scegliendole dell’elenco delle prestazioni erogabili, indicando per ciascuna la durata prevista. Il sistema in automatico propone la durata media inserita nell’anagrafica della prestazione, ma questa può essere modificata dalla cooperativa sulla base dell’utente che si sta considerando. Lo strumento permette anche di distinguere gli utenti accertando che questi siano “accettati”  escludendo quelli considerati “sospesi” dal servizio o “dimessi”.

 

Una funzionalità fondamentale dello strumento progettato è quella che permette di associare utenti e operatori in considerazione delle zone di competenza, delle caratteristiche relazionali che ci possono essere con l’utente e della componente di continuità nel rapporto. Il sistema tiene in considerazione anche se un utente per un periodo di tempo non è disponibile, per ricoveri o vacanze, e in questo caso lo ritiene “sospeso”, cancellando per il periodo in cui dichiara di essere assente gli interventi programmati.

 

L’anagrafica degli utenti contiene informazioni di base a cui si aggiunge una anagrafica “complementare” relativa, per esempio, allo stato funzionale, all’alimentazione ecc per comprendere il grado di autonomia rispetto a determinate attività quotidiane e le informazioni relative ai famigliari conviventi o alle persone di riferimento che possono essere contattate in caso di necessità. I dati anagrafici dell’utente vengono forniti la prima volta in cui si registra un nuovo utente; questi dati nel corso del tempo possono essere comunque modificati.

 

L’anagrafica degli operatori contiene per ciascuno di essi i principali dati anagrafici e di recapito ed altre informazioni utili per pianificare il servizio, quali il monte ore a contratto, la zona di competenza, le disponibilità. Esiste anche un campo “note” in cui l’operatore può inserire commenti liberi in formato testo. Un elemento fondamentale riguardante gli operatori è quello che riferisce le competenze. Per ciascun operatore viene predisposto un calendario personale sul quale verranno indicate le sue disponibilità. Alcuni elementi che vanno inseriti sul calendario si ripetono uguali per tutti i mesi dell’anno, mentre altri possono variare nel tempo.

 

La pianificazione vera e propria, elaborata dallo strumento che Cesvin elabora per la cooperativa consiste quindi nell’associare l’utente all’intervento e all’operatore disponendoli all’interno dell’intervallo temporale della settimana. Fondamentalmente si possono distinguere due tipologie di prestazione sulla base della loro continuità nel tempo tra “ripetuta” (se è una prestazione che deve essere svolta con continuità all’interno di un intervallo temporale con una data frequenza) o “spot” (se si tratta di prestazioni non durature, ma occasionali). La pianificazione prende in esame, e di conseguenza propone al personale che se ne occupa, esclusivamente gli utenti in stato “avviato” e che non sono assenti. Per ciascun operatore si pianifica un intervallo di tempo minimo tra un intervento e il successivo; il sistema avverte il coordinatore di servizio quando questo tenta di creare, relativamente ad un operatore, interventi troppo vicini nel tempo, anche se questi vincoli possono essere disattivati in base alle esigenze. I coordinatori delle attività, utilizzando lo strumento, possono:

• selezionare il periodo (data e ora di inizio) dell’intervento;
• selezionare la prestazione di cui necessita l’utente tra quelle previste nell’anagrafica dell’utente;
• definire l’intervallo di tempo per il quale sarà ripetuta la prestazione;
• definire la frequenza con cui sarà ripetuta la prestazione;
• definire la priorità della prestazione;

In automatico l’applicazione riporta sulle settimane successive a quella in fase di pianificazione gli interventi che sono ripetuti nel tempo così che il calendario delle settimane a venire sia già precompilato. Ma è anche possibile programmare una pianificazione per utente, inserendo un nuovo intervento con i seguenti passaggi:

• selezionare l’utente ed il relativo calendario;
• scegliere di creare un nuovo intervento (es. con apposito pulsante oppure cliccando direttamente sul calendario);
• selezionare il periodo (data e ora di inizio) dell’intervento;

Il sistema propone la lista delle prestazioni richieste dall’utente e l’operatore di pianificazione del servizio seleziona quella che intende pianificare. Il sistema propone quindi la lista degli operatori che hanno le competenze per svolgere l’intervento e che sono liberi per l’intervallo temporale richiesto. L’applicazione prevede una sezione dedicata alla consultazione dei dati relativi agli operatori, agli utenti, e a tutte le attività svolte. Questo permette, tra le altre cose, di conoscere per ciascun operatore il riepilogo delle ore svolte. Il sistema è in grado di calcolare la distanza chilometrica percorsa dagli operatori assistenziali che può essere confrontata con quella dichiarata dagli stessi operatori. Gli indici di valutazione hanno lo scopo di fornire l’esatta fotografia della situazione degli interventi assistenziali, fornendo informazioni in merito a:

• puntualità degli interventi
• continuità operatore-utente
• durata degli interventi