Analisi dei processi per l'informatizzazione del DH Oncologico
Progetti - ICT
Il CESVIN da tempo collabora con il Day Hospital (DH) Oncologico presente all'interno dell'ospedale di Cremona al fine di introdurre soluzioni e tecnologie a supporto dell'importante lavoro svolto dal centro. In questo quadro di insieme si colloca il progetto volto a comprendere come letecnologie informatiche possono migliorare i processi del reparto,portandocosì beneficio sia all'utente finale (il paziente) mettendo gli operatori (dottor, infermieri e farmacisti) nelle migliori condizioni di lavoro possibile. CESVIN ha potuto avvalersi del supporto della sede di Cremona del Politecnico di Milano che ha supportato il progetto.
 

Il Day Hospital (DH) Oncologico è una delle strutture di oncologia dell’ospedale di Cremona insieme con il reparto di oncologia e quello di medicina generale. Presso il DH giungono pazienti sia da altri reparti ospedalieri, sia dall’esterno per essere sottoposti ai trattamenti chemioterapici. Al suo interno lavorano 3 medici oltre al primario, un caposala, 10 infermieri, un operatore tecnico all’accettazione e uno alla preparazione dei farmaci. Sono inoltre presenti un farmacista e due data manager che si occupano della raccolta dati per gli studi cui il DH partecipa.
All’interno del Day Hospital è collocata l’umaca dell’ospedale, l’ambiente protetto dove vengono preparati i farmaci chemioterapici sotto apposita cappa aspirante: da qui vengono anche inviati i farmaci a tutti gli altri reparti ospedalieri.
Obiettivi del progetto
Ad inizio dell’anno 2008 il Day Hospital Oncologico dell’Ospedale di Cremona ha mostrato la volontà di introdurre un maggior grado di informatizzazione all’interno dei propri processi al fine, da un lato, di agevolare il lavoro quotidiano del proprio personale incrementando l’efficienza delle operazioni e dall’altro lato di offrire un miglior servizio ai pazienti in termini, ad esempio, di tempi di risposta alle loro richieste oppure di assistenza agli stessi.
Descrizione della soluzione
Il Day Hospital ha affidato a CESVIN il compito di analizzare i propri processi operativi evidenziando le eventuali criticità che li caratterizzano e proponendo opportuni suggerimenti per migliorare la gestione della struttura attraverso l’impiego di tecnologie ICT. Lo studio ha analizzato le diverse attività e per ciascuna di esse gli attori che vi partecipano e le interazioni tra di essi, i flussi informativi e i supporti sui quali vengono registrate le informazioni.
Accanto ai processi operativi finalizzati alla cura e al trattamento del paziente (accettazione, visite, esami ematici, preparazione del farmaco, somministrazione della terapia, ecc.) vengono eseguite in reparto numerose altre operazioni: dalle medicazioni alla preparazione della sala prelievi, dai colloqui infermieristici con i pazienti alla preparazione delle impegnative, ecc.
Tutto ciò, unito alla forte variabilità degli eventi da gestire in reparto (es. reazione di un paziente alla terapia, urgenze, ecc.) fanno sì che i processi del DH appaiano “frenetici” e richiedano una preparazione ed un’attenzione molto elevata da parte del personale al fine di evitare qualsiasi tipo di errore.
Le criticità più forti riscontrate durante lo studio sono principalmente dovute ad un massiccio impiego di supporti cartacei per la gestione delle attività, a partire dalle agende dei medici e dalle schede di reparto dei pazienti ed ad un basso livello di interazione tra i sistemi informativi in uso.
Lo studio ha suggerito al Day Hospital l’introduzione di un maggior grado di informatizzazione dei propri processi sulla base dell’impatto che le diverse soluzioni ICT possono avere sull’operatività del DH e dei costi che le caratterizzano. Da un lato è infatti possibile seguire un approccio di tipo graduale alla risoluzione delle criticità evidenziate implementando più soluzioni ICT che migliorano parti del processo (es. agenda elettronica condivisa su tutte le postazioni PC del reparto, interfacciamento dei sistemi informativi presenti, ampliamento delle funzionalità dei software utilizzati, identificazione automatica del paziente, digitalizzazione delle cartelle di reparto dei pazienti deceduti, ecc.). Dall’altro lato si è proposto al Day Hospital anche l’introduzione della cartella clinica elettronica che permetterebbe di raggiungere i maggiori benefici, ma che al contempo, modificando notevolmente l’attuale esecuzione dei processi, richiederebbe un forte commitment interno per la sua implementazione.
Grazie a CESVIN il Day Hospital oncologico dispone ora degli elementi necessari per decidere quale strada intraprendere per informatizzare, in parte o totalmente, i propri processi; non appena sarà pronto ad intraprendere questo cammino, che è sicuramente impegnativo dal punto di vista organizzativo, il lavoro eseguito da CESVIN proseguirà con un’attività di supporto alla selezione delle soluzioni ICT e all’implementazione delle stesse.